Ранее индивидуальные предприниматели и юридические лица должны были разработать, утвердить и обязательно использовать печать в работе компании — при подписании договоров, счетов, внутренних документов организации, карточек подписи в банках и т. д. Теперь, согласно действующему законодательству, необходимости в этом нет. Начиная, с 2015 года использование оттиска в работе компании стало не обязательством владельца бизнеса, а, скорее, его правом…
На сегодняшний день, каждый конкретный индивидуальный предприниматель или организация имеют право самостоятельно для себя решить — нужна им для ведения бизнеса печать или нет.
Согласно требованиям действующего законодательства, использование печати для ООО и АО не является обязательным. С 7 апреля 2015 года организации вправе работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Единственный момент — если руководство предприятия решает отказаться от использования оттиска в работе, то это необходимо прописать в уставе организации.
Таким образом, предприятие не обязано, но имеет право сопровождать печатью самые важные бумаги, например, первичные документы, отчётность для ФНС, трудовые книжки сотрудников и пр. В соответствии с серией приказов, которые выпущены в конце 2016-го Министерством труда (в частности, № 648, №588, № 589), это не является её обязанностью. Исключение составляют предприятия, уставом которых наличие печати предусмотрено.
Отдельного внимания заслуживает обращение с договорами. Если в изначальном соглашении было указано, что наличие печати является обязательным условием, то его придётся соблюдать и в дальнейшем. Правда, при желании можно оформить дополнительный договор, в котором будет прописано аннулирование данного требования.
Тем не менее, в некоторых открытых источниках информации появляются сообщения о том, что применение оттиска является обязательным для РКО, БСО и ПКО. Так ли это? Конечно, нет! Например, при открытии р/с в банке сотрудник банка досконально штудирует устав, если в уставе «общество действует без печати», то принудить организацию применять оттиск банк все-таки не может. Аналогично дела обстоят с ПКО и РКО — банк, контрагент могут просто дополнительно к каждому платежному документу запрашивать выписку/выдержку из устава, относительно отсутствия печати, заверенную надлежащим образом.
Так что компании в начале своей деятельности стоит определиться, необходима печать или можно обойтись без ее применения.
Согласно положениям действующего законодательства РФ, наличие печати не является обязательным требованиям и для индивидуальных предпринимателей. ИП также имеет право обойтись в своей работе без неё и заверять документы только личной подписью. Чтобы обезопасить себя от мошеннических действий, контрагенты запрашивают письмо об отсутствии печати. Данный документ пишется в свободной форме с обязательным указанием следующих реквизитов: ФИО, ИНН, ОГРНИП, Подпись.
В то же время, необходимо учитывать, что партнёры вправе потребовать письмо об отсутствии печати. Стоит отметить, что даже при отсутствии оттиска договор все равно считается заключенным и действительным, поскольку в данном случае волеизъявление на заключение договора выражается подписью уполномоченного лица, независимо от того, есть печать у организации или нет. Исключение составляют только те случаи, если самим договором или двусторонним дополнительным соглашением к нему предусмотрено заверение и подписью, и печатью, но, как правило, такое условие в договоре не прописывается, руководствуются обычаями делопроизводства.
В общем и целом, индивидуальный предприниматель может работать без печати. К слову, Приказом от 31.10.2016 № 588н Минтруд внес изменения в инструкцию по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69). Больше она не обязывает работодателей ставить печать на титульном листе. Печать остается обязательной только для тех, кто от нее не отказался. Остальные компании вправе будут ничего не ставить в трудовой книжке, даже если у них есть штампы для кадровых документов.
Также стоит отметить, что печать потребуется тем индивидуальным предпринимателям, которые собираются участвовать в госзаказах. Государственные органы не примут документы без печати к участию в конкурсе. Работа с чековыми книжками всегда возможна только при наличии печати.
В некоторых ситуациях индивидуальному предпринимателю не обязательно, но желательно иметь печать. Например, при оформлении договорных отношений с крупными компаниями.
Преимущества и недостатки работы с печатью для каждого предпринимателя и юридического лица оцениваются в индивидуальном порядке.
Плюсы
Минусы
Нужно ли регистрировать печать?
Обязанности информировать государственные органы об использовании печати в бизнесе ни у индивидуальных предпринимателей, ни у юридических лиц — нет. Тем не менее, если предприниматель хочет это сделать — закон данному желанию не противоречит.
Итак, зарегистрировать печать можно в следующих организациях:
Зачем регистрировать печать?
По сути, единственным резоном, чтобы зарегистрировать печать является дополнительная защита от использования подделок. Если индивидуальный предприниматель или юридическое лицо не регистрируют печать, то и государственные органы не имеют представления о том, как она должна выглядеть. В итоге, возникает риск, что подделка, визуально схожая с оригиналом, может быть признана действительной в случае разбирательств.
Утрата печати
К сожалению, нередки случаи, когда печать ИП или организации оказывается утраченной, будь то вследствие потери или кражи третьими лицами. В этом случае её владельцу необходимо оповестить контрагентов о потере, чтобы уберечь от мошеннических операций, а также подать заявление в полицию и получить в органах внутренних дел справку для изготовления новой печати. Если речь идёт о печати, сведения о которой были зафиксированы в налоговом органе, следует также оповестить регистрирующий орган, чтобы исключить её из списка действующих.
Отказ по собственному желанию
Предприниматель или организация могут отказаться от использования ненужно печати. Если оттиск был зарегистрирован, его ликвидирует регистрирующий орган (например, вместе с ликвидацией предприятия). Для этого необходимо принести в налоговую саму печать, ксерокопию паспорта и написать соответствующее заявление. После этого, выдается акт об уничтожении печати. Если печать зарегистрирована в госорганах не была — её можно просто оставить себе как сувенир «на память».
